RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

POLÍTICAS PROCEDIMENTALES.

1. La comunicación documental que genera la entidad, podrá llevarse a cabo a través de la Distribución de correspondencia hacia otras dependencias, instituciones o particulares.
2. El Departamento de Archivo y Correspondencia se encargará de controlar la distribución de la correspondencia de la entidad
3. Para efectos de despacho, los oficios podrán tener la diferencia como máximo, a la fecha de despacho, quince días hábiles.
4. El tiempo máximo de retención de los oficios despachados, para la entrega por medio de Oficialía de Partes, será de 24 horas, salvo casos de excepción

NORMAS PROCEDIMENTALES.

1. La correspondencia deberá despacharse preferentemente, el mismo día que se recibe en el área de correspondencia.
2. En la solicitud de despacho por el área, se indicará claramente el medio que se utilizará para el envío de la documentación.
3. Si la solicitud no viene completa con toda la documentación señalada, se regresará todo el paquete y listado al área correspondiente, a fin de que la complementen.
4. Para el despacho de un oficio, se requerirá de un original y tres tantos del mismo con firma autógrafa, en caso de marcarse copia a la Tesorería de la Federación, serán cinco tantos, más el número de copias simples marcadas.
5. Para el envío de las copias marcadas a la Tesorería de la Federación, además de la copia simple deberá de enviarse un tanto del oficio con los sellos originales de acuse de recibido por parte de la Institución.

INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD

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LEVISPORT
MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

INTRODUCCIÓN

Es indispensable que todo el personal tenga conocimiento del manejo y funcionamiento de la documentación interna y externa de la entidad, teniendo en cuenta que los documentos son de uso público y privado.
Estableciendo los parámetros de planeación, programación, organización, dirección y gran avance de los mecanismos de funcionamiento para facilitar los procesos de despacho y recibo de correspondencia.

OBJETIVOS:

Establecer la unificación de procedimientos y pautas de organización en el proceso del ciclo vital de los documentos es decir, desde el momento mismo de su gestación hasta su destino final, teniendo soporte técnico del registro de los documentos.

CARACTERÍSTICAS GENERALES:

Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la entidad, respaldada por un acto legal, como una resolución para el sector público o una disposición administrativa o circular interna para las entidades del sector privado.
Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla, con terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.
Contemplar la totalidad de los procesos sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.
Orden y lugar específico para la clasificación de los documentos y de esta manera lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad.
Documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones.